Una sucursal es un lugar desde el que opera tu negocio: una tienda, una bodega, un puesto, una camioneta. Separa los registros que pertenecen a un lugar — las ventas, los pagos, el inventario — dejando el catálogo compartido, así que los mismos productos y los mismos clientes se usan en todos lados y cada lugar responde por sus propios números.
Las sucursales son un módulo. Activa Sucursales desde los Complementos de tu equipo para empezar a usarlas; mientras esté apagado, el selector de sucursal nunca aparece y todo en el sistema pertenece al equipo completo.
Cada plan incluye una sucursal, y el módulo no cuesta nada. Para abrir más, presiona Agregar más en la tarjeta Sucursales de Mi suscripción, en Uso y capacidad: abre Sucursal adicional, donde eliges cuántas. Cada una suma una sucursal a la que incluye tu plan, a 100 pesos al mes o 1,000 pesos al año con un plan anual — 5 o 50 dólares fuera de México. Cuando el equipo ya tiene todas las sucursales para las que tiene lugar, la lista de sucursales te lo dice y te ofrece comprar otra. Bajar la cantidad por debajo de las sucursales que ya tienes se rechaza, y ninguna sucursal se cierra ni se borra por eso.
La primera sucursal
Las sucursales están en Equipo del menú, como Sucursales. Una sucursal tiene un Nombre y una Dirección, y eso es todo lo que es.
Crear la primera es el momento que hay que pensar bien, y el formulario te lo avisa: todo lo que el equipo ya tiene — sus órdenes de venta, sus cotizaciones, sus pagos, sus órdenes de compra, sus movimientos de inventario, sus facturas fiscales, sus cajas registradoras y sus turnos — se mueve a esa sucursal. Tiene que ir a algún lado, y solo hay un lugar donde ponerlo. Así que haz que la primera sucursal sea aquella a la que tu historia existente de verdad pertenece, y crea las demás después.
Las sucursales siguientes no se llevan nada. Empiezan vacías.
El selector
Con sucursales encendidas, un selector decide qué estás viendo. Está en la barra de arriba de la pantalla, justo antes de las notificaciones, con un ícono de tienda y el nombre de la sucursal en la que estás: en blanco en Todas las sucursales, y en azul mientras una sucursal limita lo que ves, para que lo notes. Haz clic en él para abrir la lista de tus sucursales y, cuando tu rol lo permite, Todas las sucursales; la que está en uso lleva una palomita. Un nombre demasiado largo se corta, y al dejar el puntero encima se ve completo. Cuando tu rol solo permite una sucursal, no hay nada que elegir: el selector solo muestra su nombre, sin la flecha.
La elección vive en el navegador, no en tu cuenta, y eso es a propósito: en una tienda donde varias personas comparten una sola sesión, guardarla en la cuenta hacía que la elección de una persona cambiara dónde se archivaban los registros de todos los demás.
Dentro de una sucursal
Elegir una sucursal acota todo el espacio de trabajo a ella:
- El tablero cuenta los documentos de esa sucursal.
- Los listados de órdenes de venta, cotizaciones, pagos, órdenes de compra, facturas fiscales, cajas registradoras y turnos de caja muestran los de esa sucursal.
- Un turno de caja sólo se puede abrir en una de las cajas de esa sucursal, y en Todas las sucursales no se puede abrir. Ve turnos de caja.
- Un documento que crees se archiva en esa sucursal, sin preguntarte.
- El stock de un producto es el stock de esa sucursal, que es lo que muestra la pantalla del producto y contra lo que se revisa una venta.
- Transferencias muestra lo que esa sucursal envió y lo que recibió, y una transferencia se crea, se envía y se recibe desde aquí. Ve mover inventario entre sucursales.
Algunas cosas a propósito no se ofrecen dentro de una sucursal, porque pertenecen al negocio y no a uno de sus lugares: Miembros, Mi suscripción y Planes, Soporte, Configuración y Monedero electrónico — el saldo de un cliente es con el negocio, no con una de sus tiendas.
En Todas las sucursales
Todas las sucursales es el negocio completo de una vez, para consultar. Desde aquí los documentos no se archivan en ningún lado en particular, así que los listados avisan que para crear o registrar algo eliges una sucursal, y los botones de crear te piden una:
- Crear una orden de venta, una cotización, una orden rápida, una orden de compra, una transferencia, un inventario físico, una factura fiscal o una factura global abre la ventana Elige una sucursal. Elige la sucursal y presiona Continuar: el selector se mueve a ella y la pantalla de creación se abre ahí. Cancelar te deja donde estabas.
- Abrir directamente la dirección de una pantalla de creación te lleva a su listado, que te pregunta de la misma forma.
- Lo que ya pertenece a una sucursal ofrece sólo esa: terminar una venta o una orden de compra que tiene sucursal, o facturar una venta, pide la sucursal del propio documento.
- Transferencias e Inventario Físico también se abren en Todas las sucursales, sólo para consultar: listan los de cada sucursal que alcanzas. Crear, enviar, recibir o contar sigue esperando una sucursal.
- Cuando sólo hay una sucursal que elegir — el equipo tiene una, o tu rol sólo alcanza una — se elige sola, sin ventana.
A quien no puede crear ese tipo de documento nunca se le pregunta.
Qué no separa una sucursal
El catálogo es del equipo, no de la sucursal:
- Los clientes son del equipo. Al mismo cliente se llega desde cualquier sucursal, y también a su deuda y a su estado de cuenta.
- Los productos son del equipo. Un producto, un precio, una descripción en todos lados — lo que cambia por sucursal es cuántos tienes.
- Los proveedores, los términos y condiciones, las categorías, los roles y los miembros también son del equipo.
Esa es la línea que traza el módulo: lo que se escribe es de una sucursal, lo que se consulta es del equipo.
Amarrar un rol a sucursales
A un rol se le pueden dar las sucursales que su gente puede abrir. Edita el rol, en Equipo → Roles, y elígelas en Sucursales.
- Un rol con sucursales elegidas solo ofrece esas en el selector, y Todas las sucursales no está entre ellas. Alguien con ese rol no puede salirse de las sucursales que se le dieron.
- Un rol sin ninguna elegida ofrece todas las sucursales del equipo, más Todas las sucursales.
Es la herramienta para un mostrador que solo debería ver su propia tienda. El resto de lo que decide un rol está en quién puede hacer qué.
Antes de encenderlo
Las sucursales cambian la respuesta a cuánto inventario tengo, en todos lados y para siempre: a partir de ese momento la cifra es por sucursal, y leer el negocio completo de una vez significa mover el selector. Decide los lugares desde los que de verdad operas antes de crearlos, y ponles los nombres que la gente que usa el sistema ya dice en voz alta.